CIWire projekty on time v OnTimeCIWire projects on time thanks to OnTime

Zveřejněno autor   avatar

Tomáš PtáčníkAsi žádná softwarová firma se neobejde bez aplikace na správu projektů. I my jsme výběru project management softwaru věnovali dost energie. Nakonec jsme zvolili aplikaci OnTime od společnosti Axosoft.

OnTime je možno pořídit za cenu od 395 dolarů. Můžete si jej koupit jako krabicovou aplikaci a nainstalovat na vlastní MSSQL server, nebo lze využívat hostovanou verzi a platit za používání měsíčně či ročně. My jsme si vybrali hostování aplikace na serverech Axosoftu.

Cena 995 dolarů za rok, je pro naši společnost přijatelná. Nemusíme se starat o provoz serveru, jeho připojení k internetu. Zálohování a upgrade aplikace na novější verze máme v ceně. Navíc jsme dostali 20% slevu za to, že jsem absolvoval úvodní on-line seminář.

Jako dobrý nápad nám přišlo udělat jednoho člověka expertem na správu a používání tohoto software. Touto osobou jsem já 🙂 Dostal jsem za úkol aplikaci nastavit pro potřeby CIWire a také zaškolit své kolegy. Po absolvování dvou on-line školení a shlédnutí mnoha videí na axosoft youtube kanálu jsem se plně vybaven znalostmi pustil do nastavování.

Díky předchozím zkušenostem s aplikacemi Trac, Mantis a Redmine jsem měl poměrně dobrou představu o tom, co od OnTime můžu chtít. Vytvořil jsem první tři uživatele, přiřadil jim příslušné role, díky kterým bylo možné omezit oprávnění na nově vzniklé projekty. Již v minulosti se mi osvědčilo vytvořit ve stromové struktuře projektů nejprve zákazníky a pod nimi teprve vytvářet konkrétní projekty. Zde v CIWire máme však kromě větších zákazníků, pro které je takováto hierarchie užitečná i mnoho menších projektů, kde se tento přístup nezdál býti vhodný. Proto jsme těmto projektům nevytvářeli zákazníky, ale vložili je do skupiny “malé projekty”. I po několika měsících užívání se tato volba nezdá být špatná.

V OnTime je přednastaveno několik druhů úkolů. Jmenovitě feature, bug, task a incident. S jednotlivými typy úkolů pracujete v aplikaci převážně odděleně – jsou jakoby vedle sebe, na vlastních záložkách. Po chvilce používání se ukázalo, že potřebujeme s bugy a featurami pracovat více dohromady a proto jsme přestali využívat záložku bugs a pro bugs i features využíváme záložku feature. V našem případě tedy User Story, protože jsme zažraní do Agilních metodik a OnTime umožňuje všechny popisky přejmenovat 🙂

Ke každému úkolu vývojáři zapisují strávený čas, díky čemuž můžeme sledovat průběh projektů. Tato evidence, je také užitečná při časových odhadech. Při plánování úkolů podobného typu, se můžeme opřít o data již zadaná v OnTime.

S aplikací OnTime jsme spokojeni a po několika měsících používání si jí, až na několik drobností, nemůžeme vynachválit. Pracovat bez softwaru podobného typu se prostě nedá. Věříme, že také díky OnTime budeme naše projekty neustále dokončovat on time. 😉

Autor: Tomáš PtáčníkTomáš PtáčníkI think no software company can do without a project management application. We have put quite a lot of energy in finding the right one to meet all of our needs. Finally we picked OnTime from Axosoft.

OnTime’s pricing starts at 395$. There is an installed version you can install on your own MSSQL server and a hosted one with a monthly or yearly payment. We have chosen to have the application hosted on Axosoft’s servers.

The price of 995$ is acceptable for us and we don’t have to maintain the server and take care of its internet connection. Backing up and automatic updates are included. Moreover we had a 20% discount as I passed the free “Project Management with OnTime“ course of Axosoft University.

We decided to have an OnTime expert in our team who will be responsible for all the administration and maintenance around the software, and that’s me 🙂 It was my job to adjust OnTime to our needs and to school in my colleagues. After passing two Axosoft online courses and viewing a couple of video tutorials on their YouTube channel I felt ready to start with the set up.

I worked with Trac, Mantis and Redmine before, so I had quite a good conception of what I can ask for in OnTime. I created the first three users and assigned them the appropriate roles, which enabled me to restrict their rights to only the new projects. In my previous jobs I was used to create customers in the tree structure first and assign single projects to them after that. In CIWire we have a bunch of small projects too, for which this plan would not work well. That’s why I decided not to create customers for these projects but the group „small projects“, and collect them all in it. After several months of work within this structure I believe this was a good idea.

There are four types of preset items in OnTime: feature, bug, task and incident. You work on a separate tab with each type. After a while of using this preset distribution we realized, that this doesn’t fit our need to monitor bugs and features all together. We stopped using the bugs tab and use the features tab for both the features and the bugs. And by the way it’s not features tab anymore in our OnTime. It’s the User Story as we are really keen on agile methods and OnTime enables to rename the tabs. 

Our developers add worklogs to all user stories which allows us to track project timelines. The exact time monitoring is really helpful during the time estimation too. Planning tasks similar to what we have done already is much easier with those worklogs.

After 6 months of use we are happy with OnTime and we hope we will always be on time thanks to it. 🙂

Tomáš Ptáčník